AI 工作流程怎麼設計？從整理訪談開始的四個步驟

AI 工作流程是把一件工作拆成幾個步驟，安排 AI 協助整理，再由你核對結果。它和臨時問一次 AI 不同，重點是下次還能重複執行與檢查。

零散聊天可能這次成功、下次卻無法重做，也很難知道錯誤發生在哪一步。流程化能讓資料來源、人工責任與交付標準更清楚，也能避免過早把高風險工作全部交給 AI。

AI 工作流程是什麼？

AI 工作流程的定義：它是把一件工作拆成幾個步驟，安排 AI 協助整理，再由你核對結果。加入 AI 後，重點不是讓 AI 包辦，而是決定哪些步驟適合它、哪些資料要先準備、哪些結果必須由人確認。

例如製作讀書報告，可以拆成：

1. 人先確認題目與老師規定。
2. AI 根據讀書筆記整理主題，不直接代寫。
3. 人補入自己的觀察與頁碼。
4. AI 協助檢查結構和語句。
5. 人對照原書、修正並負責最後版本。

這就是一個簡單流程。AI 出現在適合的環節，但不取代閱讀與判斷。

先定義輸入、任務與交付物

流程開始前先寫三欄：

• 輸入：有哪些資料可以使用？來源、日期和格式是什麼？
• 任務：這一步只做一件什麼事？
• 交付物：完成後要產生什麼，可以如何檢查？

例如「整理訪談」的輸入是逐字稿；任務是找出受訪者提到的問題；交付物是一張包含問題、原句、時間碼的表格。這比「幫我分析訪談」具體很多。

拿這段虛構訪談試做：00:15「報名表在手機上太小」；01:10「填完後不知道有沒有送出」。先給 AI 以下要求：

只根據這兩句訪談，整理成「問題、原句、時間碼」三欄。不要猜原因，也不要加解決方案。

先核對這兩列都有原句依據，再進行下一步，例如請 AI 列出可以追問受訪者的問題。整理原文與提出想法分開做，就比較容易發現哪一步出錯。

上傳前先移除姓名、電話或公司機密；不確定資料能不能交給外部服務，就先用自己編的短例子練習。

四種常見 AI 任務不要混在一起

腦力激盪

目標是多產生可能性，不急著判定正確。適合想標題、列問題、找角度。

摘要

把內容縮短，保留主要意思。摘要仍可能漏掉條件，所以重要文件要指定不可省略的資訊。

分類

依規則把項目分組。先定義分類標準，遇到不確定情況要有「待確認」類別。

資訊擷取

從原文抓出特定資料，例如日期、金額、負責人。擷取不是解釋，應保留原文位置方便核對。

若一次要求 AI 先擷取、又分析、又下結論，錯誤會互相傳下去。先確認擷取無誤，再做下一步。

先確認內容，再調整文字

不必先替 AI 設定一堆專家角色。先請它找出原文中的重點，確認沒有漏掉或新增資料後，再請它改成好讀的段落。

例如訪談表格已核對完成，下一輪才要求：「用兩句話整理表格裡的問題，不加入沒有出現在表格中的原因。」最後仍回到原句檢查，不能只因為 AI 說自己檢查過就放心。

三個地方要停下來檢查

• 上傳前：移除不適合提供的個資或機密。
• 整理後：對照原文，檢查日期、數字與意思有沒有改變。
• 送出前：確認收件人、附件，以及是否還有「待確認」的內容。

先把這三次檢查做穩，再追求省時間。

一個可直接套用的四段流程

第一段：準備

寫下目標、讀者、資料範圍、禁止事項和完成標準。把敏感資料移除。

第二段：處理

一次只做一種任務。先擷取，再分類；先大綱，再成稿。

第三段：檢查

用固定清單檢查事實、來源、格式與風險。要求 AI 標出不確定處，再由人核對。

第四段：交付

把最終版本存下來，記錄資料日期、負責人與尚未解決的問題。不要只留下散落的聊天紀錄。

如何讓每次輸出格式一致？

建立一份「輸出規格」，例如欄位名稱、順序、允許的值與缺資料寫法。提供一個短範例，並在每次流程中重用。

例如：

每一列只能包含：事項、原文依據、負責人、期限、狀態。狀態只能使用「已確認、待確認、不適用」。原文沒有寫到的資料一律填「待確認」。

這種規格比「請用專業表格」穩定，也更容易由試算表或其他工具接續處理。

先把好用的流程留下來

先選一件常做的小工作，例如整理讀書筆記。把用過的原文、指令、結果和檢查清單存成一份文件，下次換資料再試一次。

如果每次都能照著做、錯誤也容易找出，再考慮讓工具自動完成其中幾步。流程還沒穩定時，保留手動操作更容易知道哪裡需要修正。

總結

先說清楚要整理什麼、用哪些資料、最後需要什麼格式。一次只做一件事，完成後對照原文，再進行下一步。從一段訪談或一頁筆記開始，就能建立自己的 AI 工作流程。

參考資料

• Anthropic：從簡單流程開始